Assemblee in Videoconferenza: informazioni

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Assemblea di condominio e partecipazioni online, cosa dice la legge? (+VIDEO approfondimento)

Partecipazione "telematica" all'assemblea condominiale: problemi e limiti della presenza online via webcam secondo la legge.

04/12/2020

Tempo di lettura: 9 mins 22 secs

Matteo Peroni

Amministrazione condominiale

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L'emergenza sanitaria esplosa nel 2020 ha portato alla ribalta, anche nel mondo del condominio, l'utilizzo degli strumenti telematici. Tali strumenti possono essere molto utili:

  • per le riunioni con i condomini o con i fornitori;
  • per le assemblee condominiali.

Al di là dei profili legali, sarà sicuramente necessario un "cambio di abitudini" ed un adattamento ad una modalità fino ad oggi poco utilizzata.

Prima del 13.10.2020 la dottrina si è divisa circa la validità o meno delle assemblee svolte in modalità a distanza. Ho già parlato in diverse sedi dell'assemblea telematica ed in generale, applicando alcune accortezze, l'ho sempre ritenuta valida.

Dal 14.10.2020 ci siamo dovuti rapportare con la L. 126/2020 e con la modifica dell'art. 66 disp. att.ve c.c.; le critiche sono state numerose, ma resta il fatto che questo è il materiale con cui dobbiamo operare.

L'articolo in questione è stato nuovamente modificato con la L. 159 del 27.11.2020 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale il 03.12.2020).

Riporto qui di seguito la versione vigente dell'art. 66 comma 3 e 5, disp. att.ve. c.c.:

Le teorie interpretative sul rinnovato articolo 66 disp. att.ve c.c. sono diverse; lo stesso avverrà nel corso dei prossimi mesi e solo fra qualche anno potremo avere le prime indicazioni da parte della giurisprudenza. Tale percorso potrebbe portare a risultati contrastanti: basti pensare al tema della durata dell'incarico di amministratore (sono passati anni dall'entrata in vigore della riforma e nel 2019 / 2020 ho registrato tre diverse correnti di pensiero fra i giudici di merito).

L'amministratore dovrà utilizzare lo strumento con intelligenza e concretezza, muovendosi anche diversamente fra un condominio e l'altro; dopotutto siete voi amministratori a conoscere i vostri clienti e ben sapete i diversi approcci da utilizzare a seconda delle varie realtà.

Indice dei contenuti [nascondi]

  • 1 Nullità o annullabilità
  • 2 Preventivo consenso e regolamento
  • 3 Luogo di convocazione dell'assemblea
  • 4 Convocazione dell'assemblea condominiale online
  • 5 Presidente, segretario e verbalizzazione dell'assemblea
  • 6 Video intervista: "Assemblea condominiale in videoconferenza: si può fare? - Domustudio LIVE!"
  • 7 Sistemi di videoconferenza suggeriti

Nullità o annullabilità

Il tipo di vizio che dovesse generare un'assemblea tenuta in modalità telematica senza il preventivo consenso resta un aspetto molto importante.

A mio avviso, eventuali vizi legati alla convocazione ed alle modalità di svolgimento dell'assemblea in videoconferenza restano compresi fra i vizi di annullabilità di cui alla Cassazione a Sezioni Unite n. 4806/2005. Sul tema, ricordo che la mancata convocazione di un condomino rientra fra i vizi di annullabilità; quindi, se io non convoco un proprietario all'assemblea e lui non impugna entro trenta giorni dalla ricezione del verbale, il vizio inerente la mancata convocazione è superato.

Il comma 6 dell'art. 66 disp. att.ve prevede che l'invio del verbale debba avvenire con le medesime modalità previste dalla convocazione (quindi: posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano); ciò è molto importante in quanto resta in capo al condominio la prova circa la data di ricezione del verbale e, di conseguenza, il termine di decorrenza dei termini per l'impugnativa.

Preventivo consenso e regolamento

Cercando di dare un significato coerente a quanto scritto dal legislatore, formulo i seguenti ragionamenti.

  • Preventivo consenso
    La formulazione della norma, come già detto, non è per nulla chiara. Possiamo affermare che, in assenza di clausola regolamentare, l'amministratore dovrà raccogliere dalla maggioranza dei condomini il preventivo assenso alla partecipazione in video-conferenza.
    Alcuni commentatori sostengono che il termine "maggioranza" faccia riferimento alla maggioranza dei partecipanti al condominio. Personalmente, ritengo che l'espressione "maggioranza" vada riferita ad una delle maggioranze previste dal codice civile; in questo caso riterrei opportuno applicare quella dell'art. 1136 comma 2 c.c. (maggioranza delle teste che rappresentino almeno 500 millesimi).
    La forma del consenso non è prescritta, quindi, potrebbe essere ammessa anche quella verbale; il problema sarà eventualmente una questione di prova in caso di impugnativa. Tale aspetto ricorda le tematiche legate alla convocazione dell'assemblea prima della riforma del 2012: io potevo convocare anche verbalmente e l'unico problema sarebbe stato la prova di averlo fatto nei termini.
  • Durata del consenso
    La norma non ci dice se il consenso valga solo per una riunione o possa valere per più riunioni; ritengo che, ove il condominio si dichiari disponibile a partecipare alle future assemblee mediante collegamento telematico, sia possibile considerare valida tale autorizzazione fino a revoca.
  • Clausola regolamentare
    A seguito della modifica legislativa, penso che la modifica del regolamento possa essere approvata con la maggioranza di cui all'art. 1138 c.c. (almeno 500 millesimi e maggioranza degli intervenuti); tale modifica potrà essere introdotta fin dalla prima assemblea utile (anche svolta on-line).
    Propenderei per l'introduzione di una norma regolamentare semplice e chiara; ne indico un esempio qui di seguito:

Luogo di convocazione dell'assemblea

Le disposizioni attuative del Codice richiedono l'indicazione del luogo di svolgimento dell'assemblea all'interno dell'avviso di convocazione; tale luogo deve essere raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti e deve garantire un corretto svolgimento della riunione.

La nuova formulazione dell'art. 66 disp. att.ve c.c. legittima lo svolgimento dell'assemblea anche nel luogo "virtuale" rappresentato dalla piattaforma utilizzata per la connessione. Dovendo garantire il rispetto dei requisiti di cui sopra, sarà necessario che gli strumenti utilizzati dall'amministratore:

  • garantiscano la partecipazione e un'accessibilità adeguata;
  • permettano il monitoraggio circa l'effettivo collegamento di tutti i partecipanti;
  • permettano, a chi non sia dotato di connessione internet, di partecipare alla riunione in modalità audio tramite una telefonata ad un numero urbano.

Convocazione dell'assemblea condominiale online

La convocazione conserverà i suoi tratti ed i suoi elementi tradizionali. L'unica parte differente riguarderà il luogo di convocazione dell'assemblea. Potrei ipotizzare una convocazione nei seguenti termini.

Presidente, segretario e verbalizzazione dell'assemblea

La Corte di Cassazione ha ribadito più volte le seguenti circostanze.

  • Il presidente ed il segretario non sono figure necessarie né per la validità né per lo svolgimento dell'assemblea. Sul punto, si cita un estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: "proprio perchè la nomina del presidente e del segretario dell'assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma (come anche la redazione per iscritto del verbale che non incida su diritti reali immobiliari), le eventuali irregolarità formali relative alla nomina del Presidente e del segretario dell'assemblea dei condomini non comportano l'invalidità delle delibere dell'assemblea".
  • Non è necessario che il verbale sia sottoscritto dal presidente e dal segretario. Si riporta un ulteriore estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: "Tanto meno sussiste, prima come dopo la Riforma del 2012, una disposizione di legge che prescriva (a differenza di quanto il Codice civile fa all'art. 2375, per le deliberazioni dell'assemblea delle società per azioni) che le delibere dell'assemblea dei condomini debbano constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario".

Le figure del presidente e del segretario vengono introdotte per l'assemblea in "videoconferenza". Una volta conclusa l'assemblea il presidente (ritengo che tale ruolo possa essere rivestito anche dall'amministratore) potrà sottoscrivere il verbale (con firma digitale o in modalità "analogica" dopo averlo stampato).

Il comma 6 afferma che il verbale debba essere inviato "all'amministratore e a tutti i condomini"; nel concreto sarà l'amministratore, una volta ottenuta la copia del verbale firmata dal presidente, a trasmettere tale documento a tutti i condomini (presenti ed assenti).

La video-registrazione potrà servire quale prova per eventuali contestazioni; chi non vorrà essere video-ripreso potrà oscurare la propria connessione video e lasciare attiva solamente quella audio.

Alcune ulteriori considerazioni.

  • Le eventuali deleghe dovranno essere trasmesse all'amministratore anche in via telematica (ad esempio, tramite email); sul punto, la norma prevede che la delega sia scritta, ma non ne prescrive le modalità.
  • Le votazioni potranno essere gestite tramite un'applicazione integrata nel software o per chiamata nominale.
  • Ogni condomino deve avere la possibilità di comunicare con gli altri come se fosse fisicamente presente in una sala di assemblea; tale necessità richiederà massima disciplina. Si potranno, ad esempio, organizzare dei meccanismi di prenotazione e dei tempi massimi per intervento.

Video intervista: "Assemblea condominiale in videoconferenza: si può fare? - Domustudio LIVE!"

Una chiacchierata di approfondimento con l'Avv. Matteo Peroni sul tema.

NB: la registrazione è del 13 maggio 2020 e quindi antecedente alla L. 126/2020.

Sistemi di videoconferenza suggeriti

Sistemi di videoconferenza suggeriti dal team Danea Domustudio, soluzioni che conosciamo, usiamo internamente e possiamo consigliare:

  • https://meet.google.com
  • https://zoom.us/
  • https://www.webex.com/
  • https://www.skype.com/it/

Assemblea condominiale, Consigliati per Domustudio

Leggi anche: Come diventare (e rimanere) Amministratore di Condominio

Leggi anche: Convocazione dell'assemblea condominiale: le responsabilità di amministratore e presidente

Le comunico che i signori condomini sono convocati in Assemblea Ordinaria di prima convocazione il giorno mercoledì ... alle ore ..., e, mancando il numero legale, in seconda convocazione il giorno ... alle ore ....

Sia in prima che in seconda convocazione l'assemblea verrà svolta in modalità telematiche:

collegandosi al seguente link ...
chiamando il seguente numero urbano ... e digitando il seguente codice ...
E' opportuno collegarsi almeno un quarto d'ora prima dell'orario fissato in modo da verificare la corretta funzionalità del sistema.

Si avvisa che l'assemblea sarà videoregistrata; chi non volesse essere ripreso potrà collegarsi oscurando la modalità video.

"Punto .... Regolamentazione circa la possibilità di svolgere le assemblee anche tramite modalità telematiche in videoconferenza.

Il presidente pone in votazione l'introduzione della seguente clausola regolamentare:

Assemblee in videoconferenza

Le riunioni condominiali si potranno svolgere in videoconferenza; la piattaforma di collegamento alla "stanza virtuale" dovrà permettere ai condomini di intervenire da remoto con collegamento audio/video o solo audio.

Assemblea mista

In caso di assemblea svolta in luogo fisico, l'amministratore potrà dare la possibilità ad ogni condomino di collegarsi con strumenti telematici e partecipare alla riunione.

Favorevoli ... Contrari ... Astenuti ..."

Comma 3

L'avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.

Comma 6

Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.